Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

MANI B.V., [Geschäftsadresse – bitte ergänzen], Niederlande, KvK 93986858, E-Mail info@straf-auszug.ch, ist verantwortlich für die Bearbeitung der über straf-auszug.ch erhobenen Personendaten.

2. Anwendbares Recht

Wir richten uns primär nach dem revidierten schweizerischen Datenschutzgesetz (nDSG), da sich unser Angebot an Personen in der Schweiz richtet. Für Besucherinnen und Besucher aus dem EU-/EWR-Raum kann zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar sein; in diesem Fall gewähren wir die entsprechenden Rechte ebenfalls.

3. Bearbeitete Datenkategorien

• Identitätsdaten: Namen, Ledigname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Nationalität, Namen der Eltern
• Ausweisdaten: Dokumenttyp und Dokumentnummer sowie eine Kopie von Vorder- und Rückseite des Ausweises
• Freiwillig: AHV-Nummer, sofern Sie diese angeben
• Adress- und Kontaktdaten: Wohnadresse in der Schweiz, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Handschriftliche Unterschrift, die Sie im Formular zeichnen
• Bestell- und Abwicklungsdaten: Bestellnummer, Status, Zeitstempel, Zahlungsstatus, E-Mail-Protokolle
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, Serverprotokolle

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten diese Daten ausschliesslich, um Ihre Bestellung des Privatauszugs auszuführen: Erstellung des amtlichen Bestellformulars, Einreichung und postalischer Versand an das BJ, Kommunikation mit Ihnen über den Status, Erinnerung an eine nicht abgeschlossene Bestellung, Support, Buchhaltung sowie Betrieb und Sicherheit der Website.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Profilbildung und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

5. Freiwilligkeit und Folgen einer Nichtangabe

Die Angaben sind freiwillig, für die Ausführung des Auftrags jedoch erforderlich. Ohne Ausweiskopie und Unterschrift kann das BJ die Bestellung nicht bearbeiten. Die AHV-Nummer ist optional.

6. Speicherung und Sicherheit

Ausweiskopien und Unterschriften werden in privaten, nicht öffentlich zugänglichen Speicher-Buckets abgelegt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff ist auf berechtigte Personen unseres Teams beschränkt und wird protokolliert. Zugriffslinks auf Dateien sind kurzlebig und individuell.

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur nach unseren Weisungen bearbeiten:

• Bundesamt für Justiz, Schweizerisches Strafregister (Schweiz): Empfänger der Bestellung, des unterzeichneten Formulars und der Ausweiskopie – notwendig zur Vertragserfüllung
• Supabase (Hosting, Datenbank, Dateispeicher): Speicherung der Bestell- und Dokumentdaten
• Resend (E-Mail-Versand): Versand von Bestätigungs-, Status- und Erinnerungsmails
• Pingen (postalischer Versand, Schweiz): Das zusammengeführte PDF – Deckblatt, unterzeichnetes Bestellformular und Ausweiskopie – wird zur Druck- und Versandabwicklung an Pingen übermittelt
• Google (Werbe- und Reichweitenmessung, Consent Mode v2): nur nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner; ohne Einwilligung werden keine Marketing-Cookies gesetzt
• Zahlungsdienstleister zur Abwicklung der Servicegebühr; Zahlungsdaten werden dort direkt erfasst

8. Bekanntgabe ins Ausland

Eine Bearbeitung kann in den Niederlanden, in der EU/EWR, in der Schweiz sowie – bei einzelnen Dienstleistern – in den USA erfolgen. Wir stützen solche Übermittlungen auf Angemessenheitsbeschlüsse beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmassnahmen.

9. Cookies und Reichweitenmessung

Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung verwenden wir für Sitzung, Sprachwahl und Zwischenspeicherung des Formulars; sie sind für den Betrieb erforderlich.

Analyse- und Marketing-Cookies (Google) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

10. Aufbewahrungsdauer

• Ausweiskopien und Unterschriften: Löschung nach Abschluss des Auftrags und einer angemessenen Abwicklungsfrist
• Nicht abgeschlossene Bestellentwürfe inklusive E-Mail-Adresse: Löschung nach sieben Tagen
• Bestell- und Rechnungsdaten: Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Buchhaltungsfristen
• Serverprotokolle und Fehlerprotokolle: rund 90 Tage
• Nachweise über Einwilligungen: bis zum Widerruf und für eine Nachweisfrist

11. Ihre Rechte

Sie haben nach nDSG das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenherausgabe beziehungsweise -übertragung sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen und eine Einwilligung zu widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@straf-auszug.ch; wir können zur Identitätsprüfung Rückfragen stellen.

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) melden. Soweit die DSGVO anwendbar ist, besteht ein Beschwerderecht bei einer europäischen Aufsichtsbehörde.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.